Integraciones a3ERP y Sage

a3ERP y Sage: el mismo objetivo, integraciones distintas

a3ERP, de Wolters Kluwer, y la familia Sage están muy extendidos entre empresas medianas españolas, fabricantes y distribuidores, pero no se integran igual. a3ERP se instala habitualmente en los servidores de la empresa o en una nube privada. En Sage, cada producto es un mundo: Sage 50 es una solución de gestión más acotada, Sage 200 cubre la operativa completa de una empresa mediana y Sage X3 está pensado para grupos con varias sociedades y procesos industriales o logísticos más complejos.

Por eso no partimos de un conector genérico. Identificamos el producto, la versión, los módulos activos y las personalizaciones que haya hecho tu distribuidor del ERP, y con eso elegimos la vía de conexión que sea estable y que se pueda mantener cuando el ERP se actualice.

Qué viaja entre a3ERP o Sage y la tienda online

Desde el ERP salen hacia el eCommerce los artículos con sus familias y referencias, las tarifas generales y las especiales por cliente, los descuentos, el stock disponible por almacén y los datos de los clientes B2B: forma de pago, dirección de entrega, comercial asignado y riesgo concedido. También pesan las unidades de venta: cajas, packs o múltiplos mínimos que el ERP tiene definidos y que la tienda debe respetar para no aceptar pedidos que el almacén no puede servir.

Hacia el ERP viajan los pedidos de venta con sus líneas, portes e impuestos, y los clientes nuevos cuando se aceptan. De vuelta, la tienda recibe el paso del pedido a albarán y a factura, para que el cliente consulte su historial y descargue los documentos sin llamar a administración.

En distribución es habitual que el comercial siga tomando pedidos por teléfono o en visita. La integración hace que esos pedidos, introducidos en el ERP, también aparezcan en la cuenta del cliente en la tienda, y que el histórico sea uno solo.

Cómo se conecta a3ERP o Sage instalado en tus servidores

Cuando a3ERP o Sage 200 están en tu red, la integración no debería abrir la base de datos a internet. Instalamos un servicio en un servidor de tu red que se comunica hacia fuera con la plataforma eCommerce o con nuestra capa de integración, de modo que no hay que exponer puertos del ERP. Ese servicio envía los cambios de stock y precios en ciclos cortos, sube los pedidos a medida que llegan y deja para la noche las cargas pesadas de catálogo y tarifas, cuando hay menos usuarios trabajando en el ERP. Si la conexión con tu servidor se corta, los pedidos esperan en la plataforma hasta que se restablece.

La forma de leer y escribir en el ERP depende del producto. Siempre que el fabricante ofrece una API o un componente de integración, lo usamos, porque respeta la lógica del ERP al crear pedidos o clientes. Si no existe para lo que necesitamos, trabajamos con tablas intermedias que el propio ERP procesa o con intercambio de ficheros, nunca escribiendo directamente en sus tablas principales. Sage X3 expone servicios web propios, lo que simplifica la conexión en instalaciones con varias sociedades.

Cómo trabajamos una integración con a3ERP o Sage

El distribuidor o partner que mantiene tu ERP forma parte del proyecto desde el primer día. Acordamos con él qué componentes de integración hay que licenciar o activar, quién crea los campos adicionales y cómo se prueban los cambios.

Probamos sobre una empresa de pruebas o una copia de la base de datos, con pedidos de todos los tipos que maneja tu negocio: con portes, con descuentos especiales, de clientes con recargo de equivalencia o de exportación. Cada sincronización deja registro, y las que fallan se reintentan o se notifican a quien tenga que resolverlas. Al terminar documentamos los flujos, la frecuencia de cada uno y qué hacer ante cada tipo de error, para que tu equipo y tu distribuidor sepan cómo actuar.

Integramos a3ERP y Sage con PrestaShop, Adobe Commerce (Magento), WooCommerce y Shopify, y con portales B2B a medida para redes de distribución.