Asesoramiento especializado para que tu empresa elija la herramienta tecnológica correcta (ERP, CRM u otras) mediante comparativa objetiva y análisis de requisitos. Con criterio independiente y recomendaciones basadas en tus necesidades reales.
Características
Beneficios
Requisitos de selección de software escritos desde tus procesos
Una lista de funcionalidades marcadas con sí o no no sirve para elegir: todos los proveedores responden que sí. Por eso escribimos los requisitos como escenarios de tu operación real. Por ejemplo: un cliente profesional con tarifa propia sube un pedido de muchas líneas desde Excel, una parte no tiene stock y pide entrega parcial; el ERP debe recibirlo sin intervención manual.
Cada requisito se clasifica como imprescindible o deseable, y se añaden los que no son funcionales: integraciones obligatorias con el ERP, la tienda o el CRM, volumen de datos y usuarios, países e idiomas, y qué equipo mantendrá la herramienta una vez implantada.
Los requisitos se recogen en sesiones con cada área y se validan por escrito antes de contactar con ningún proveedor. Así el proceso no se contamina con las funcionalidades que cada fabricante destaca en su web. Además, ese documento es el primer entregable: aunque al final no se compre nada, la empresa tiene por escrito qué necesita su operación de venta y compra.
Lista corta y demos guiadas en la selección de software
A partir del mercado descartamos primero a los candidatos que no cumplen algún requisito imprescindible. Con los que quedan organizamos demos guiadas: todos los proveedores reciben el mismo guion, con tus productos, tus tipos de cliente y tus escenarios, y deben resolverlos en directo en lugar de seguir su presentación habitual.
A las demos asisten los usuarios clave de cada área, que puntúan cada escenario en el momento. Así se comparan soluciones con las mismas preguntas y se evita que gane quien mejor presenta.
Antes de las demos pedimos a cada candidato una respuesta escrita a los requisitos, con una propuesta económica orientativa e información sobre su red de implantadores. Esa respuesta ya permite descartar a quien no encaja sin necesidad de dedicarle una sesión.
La matriz de evaluación de la selección de software
Los criterios y sus pesos se acuerdan antes de ver ninguna demo, para que no se ajusten después al candidato favorito. Incluyen el encaje funcional con los escenarios, la facilidad de integración con el resto de sistemas, el coste total durante varios años (licencias, implantación, mantenimiento e infraestructura), la experiencia de uso para cada perfil y la solidez tanto del fabricante como del implantador.
Completamos la matriz con referencias contrastadas: conversaciones con empresas que usan la herramienta en un contexto parecido al tuyo, elegidas por nosotros y no solo por el proveedor.
Cuando dos candidatos quedan muy igualados, organizamos una segunda sesión más técnica centrada en los puntos de duda, normalmente la integración con el ERP o el comportamiento con volúmenes altos de catálogo y pedidos. La matriz se comparte con todos los evaluadores, de modo que cada puntuación queda justificada y la recomendación final se puede defender ante la dirección.
Negociación y paso a la implantación tras la selección de software
Con el finalista, la negociación va más allá del precio de licencia: alcance exacto de la implantación, modelo de licencias por usuario o por módulo, condiciones de soporte y de actualización, propiedad de los desarrollos a medida y cómo se recuperan tus datos si algún día cambias de herramienta.
Los requisitos y escenarios de la selección no se tiran al firmar: pasan a ser la base del contrato de implantación y de las pruebas de aceptación. Lo que el proveedor demostró en la demo es lo que tiene que funcionar en producción.
Antes de la firma revisamos también el plan de implantación que propone el proveedor o su implantador: fases, perfiles asignados, dedicación que se espera de tu equipo y criterios de aceptación de cada entrega. Un buen producto con un mal plan de implantación sigue siendo una mala compra.
Si lo necesitas, te acompañamos también en la reunión de cierre con el proveedor, para revisar juntos que el contrato recoge lo que se acordó durante el proceso.
Preguntas frecuentes
¿Podéis ser neutrales en la selección de software si sois partners de plataformas eCommerce?
Somos partner oficial de PrestaShop y tenemos certificaciones de Shopify Plus, VTEX y Hyvä, y conviene que lo sepas desde el principio. La neutralidad está en el método: requisitos escritos antes de mirar productos, el mismo guion de demo para todos y una matriz de evaluación con pesos que acuerdas tú, de modo que la decisión final sea tuya y se pueda justificar.
¿Qué tipo de herramientas cubre la selección de software?
Sobre todo las que intervienen en el proceso de venta y compra: ERP, CRM, PIM, plataforma eCommerce y pasarelas de pago. El método sirve para otras categorías, pero donde más aportamos es allí donde la herramienta tiene que integrarse con el canal online.
¿Cuánto tiempo lleva un proceso de selección de software?
Depende del tipo de herramienta y del número de áreas implicadas. El paso que más suele alargarse no es el análisis, sino encontrar fechas en las que los usuarios clave puedan asistir a las demos, así que conviene reservarlas pronto.
¿Qué pasa si ningún candidato encaja en la selección de software?
Es un resultado válido y mejor que forzar una compra. Revisamos si algún requisito imprescindible puede replantearse, si tiene sentido un desarrollo a medida sobre el sistema actual o si basta con integrar mejor lo que ya tienes.
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