Automatización con IA

Pedidos y documentos que la IA lleva al ERP sin teclearlos

Muchos pedidos de clientes y casi todos los albaranes y facturas de proveedores llegan como PDF o como texto en el cuerpo de un correo, cada uno con su propio formato. Una automatización con IA puede leer esos documentos, extraer las líneas, referencias, cantidades y fechas, y traducir las referencias del cliente o del proveedor a los códigos de tu ERP.

Antes de grabar nada, el sistema contrasta lo extraído con tus datos maestros: que la referencia exista, que el precio coincida con la tarifa, que el pedido mínimo se cumpla. Lo que encaja pasa a una bandeja de validación; lo que tiene dudas o discrepancias se marca para que una persona lo revise con el documento original al lado.

La parte más laboriosa del proyecto suele ser la tabla de equivalencias entre las referencias que usan clientes y proveedores y las tuyas. Una vez construida, cada corrección que hace el equipo la amplía, y cada vez son menos las referencias que el sistema no reconoce.

Respuestas asistidas con IA en atención al cliente

Las consultas que llegan por email o desde el formulario de la tienda se clasifican por tipo (estado de un pedido, devolución, incidencia en la entrega, factura) y se asignan a quien corresponde. Para las más frecuentes, la automatización consulta el estado real en la tienda, el ERP o el transportista y prepara un borrador de respuesta con esos datos.

El agente revisa el borrador, lo corrige si hace falta y lo envía. La automatización no promete reembolsos, compensaciones ni plazos por su cuenta: esas decisiones siguen siendo de una persona, y las consultas delicadas o fuera de lo habitual van directamente al equipo sin borrador.

Los borradores siguen el tono y las plantillas que ya utiliza tu equipo, y cada respuesta enviada queda asociada al pedido o al cliente en tu herramienta de atención o en el CRM, igual que si se hubiera escrito a mano.

Enriquecimiento de fichas de producto con IA y aprobación

Cuando un proveedor envía su catálogo, los datos rara vez llegan como los necesita tu tienda: atributos con nombres distintos, unidades mezcladas, descripciones escuetas o en otro idioma. La automatización normaliza los atributos a tu estructura, propone descripciones a partir de los datos técnicos y prepara las traducciones.

Nada se publica sin revisión. Las propuestas llegan al PIM o a la plataforma eCommerce como borrador y el responsable de producto las aprueba, las edita o las rechaza. Así el equipo dedica su tiempo a revisar y decidir, no a copiar y pegar.

Las reglas de cada familia de productos, como qué atributos son obligatorios, qué unidades se usan o qué expresiones no deben aparecer en una ficha, se definen con el equipo de producto, y la automatización las aplica en cada propuesta.

Las traducciones se revisan con el mismo criterio, prestando especial atención a la terminología técnica y a las unidades de cada mercado.

Supervisión humana y control de las automatizaciones con IA

Cada automatización que diseñamos tiene un umbral de confianza por debajo del cual el caso pasa a una persona, una cola de revisión visible para el equipo, un registro de lo que hizo con cada documento o consulta y un indicador de cuántos resultados ha habido que corregir.

Empezamos siempre en modo sugerencia: la automatización propone y una persona decide. Solo cuando los datos de corrección muestran que un tipo de caso concreto se resuelve bien de forma sistemática, se valora que pase directamente, y siempre hay alguien en tu equipo con capacidad para detenerla o devolverla a modo sugerencia.

Estos controles no son un añadido opcional: forman parte del diseño desde el primer día y se revisan periódicamente con tu equipo, junto con el coste de uso de cada automatización. Si lo que cuesta mantenerla o corregirla no compensa el tiempo que ahorra, se rediseña o se retira.