Integraciones Holded

El papel de Holded junto a tu tienda online

Holded reúne en una sola aplicación en la nube la facturación, la contabilidad, el inventario y la ficha de contactos. Para una empresa mediana española que vende online, eso significa que el pedido web tiene que acabar convertido en documentos contables correctos sin que nadie los teclee de nuevo: el pedido, el albarán, la factura y, si hay devolución, la factura rectificativa.

En la integración, Holded es la referencia para los productos, sus precios base y el stock de cada almacén, y la plataforma eCommerce es la que genera ventas y clientes. Definimos de antemano en qué momento se crea cada documento en Holded y con qué datos, porque de esa decisión depende que contabilidad cuadre a fin de mes sin ajustes manuales. Lo mismo vale para los clientes B2B que pagan a plazo: su forma de pago y su vencimiento deben salir de Holded para que la factura recoja las condiciones pactadas.

Del pedido web al documento contable en Holded

Cada venta online se traslada a Holded con el contacto asociado (o se crea si es nuevo), las líneas con su referencia de producto, los impuestos aplicados, los gastos de envío y el método de pago. Según tu operativa, el pedido entra primero como pedido de venta y se factura al expedirlo, o se emite directamente la factura cuando el cobro está confirmado. Cada método de pago (tarjeta, PayPal, transferencia o Bizum, si lo ofreces) se asocia a su cuenta de tesorería, de modo que el cobro quede registrado y la conciliación con el banco sea directa.

La fiscalidad española pide atención al detalle: IVA según el tipo de producto, recargo de equivalencia para clientes minoristas, operaciones intracomunitarias con NIF europeo o ventas exentas. Configuramos cada caso con su impuesto y su serie de numeración en Holded, para que la factura salga del ERP y no de la tienda, y evitar así numeraciones duplicadas o facturas que contabilidad no reconoce.

Las devoluciones y anulaciones siguen el mismo criterio: la tienda comunica la devolución y Holded genera el documento rectificativo correspondiente.

Cómo conectamos con la API de Holded

Holded ofrece una API REST con la que se leen y escriben contactos, productos, almacenes y documentos de venta. El acceso se autentica con una clave de API generada en la cuenta, que custodiamos en el servidor de la integración y nunca en el navegador ni en la tienda.

El stock se consulta periódicamente y solo se actualiza en la plataforma cuando cambia, para no saturar ninguno de los dos sistemas. Los pedidos se envían a Holded mediante una cola con reintentos, y cada operación queda registrada con su respuesta: si un producto no existe o un dato fiscal falta, el pedido no se pierde, queda marcado para revisarlo.

Los productos con variantes requieren un mapeo cuidadoso: cada combinación de talla, color o formato tiene que corresponder a una referencia en Holded con su propio stock. También acordamos qué hacer con lo que existe en la tienda y no en Holded, como packs o tarjetas regalo, para que el pedido llegue completo al ERP.

Cómo planteamos una integración con Holded

Antes de conectar revisamos la cuenta de Holded: referencias de producto únicas, almacenes, impuestos, series de numeración y cuentas contables. Buena parte de los problemas de una integración vienen de datos maestros desordenados, y es más barato corregirlos al principio.

Cuando las condiciones comerciales por cliente son complejas, como tarifas negociadas, descuentos por volumen o catálogos restringidos para distribuidores, decidimos si se gestionan en Holded o en la plataforma eCommerce, y documentamos esa decisión para que todo el equipo sepa dónde se cambia cada precio. La integración no debe añadir trabajo al equipo de administración: ni campos técnicos que rellenar ni pasos manuales nuevos. Si un pedido necesita intervención, aparece señalado con su motivo y el resto fluye solo.

Conectamos Holded con PrestaShop, Shopify, WooCommerce y Adobe Commerce (Magento), y con marketplaces cuando el stock debe repartirse entre varios canales.