Optimización y automatización de procesos empresariales mediante soluciones digitales. Analizamos tus procesos actuales para identificar cuellos de botella y redundancias, luego diseñamos flujos optimizados que permiten a tu equipo enfocarse en actividades de mayor valor.
Características
Beneficios
Del pedido por email al pedido que entra solo en el ERP
En muchas empresas industriales y de distribución, buena parte de los pedidos sigue llegando por email, en PDF o por teléfono, y alguien los teclea en el ERP línea a línea. Es lento, depende de que esa persona esté disponible y es donde nacen los errores de referencia, de cantidad o de precio que luego se convierten en devoluciones y abonos.
Digitalizar este proceso significa ofrecer al cliente una vía para registrar el pedido él mismo, ya sea un portal B2B, la carga de un fichero Excel o un intercambio electrónico de documentos cuando el cliente lo exige, y validar antes de aceptarlo que las referencias existen, que el precio es el de su tarifa y que se cumplen los mínimos. El pedido llega al ERP ya revisado y sin que nadie lo vuelva a escribir.
Cuando el cliente no va a cambiar su forma de enviar pedidos, como ocurre con algunas grandes cuentas que trabajan con sus propios sistemas de compra, el objetivo es que el documento que envía se procese con las mismas validaciones en lugar de teclearse a mano.
Aprobaciones de compra y de condiciones sin cadenas de email
En compras, el recorrido típico es una solicitud interna, la aprobación según el importe, el pedido al proveedor, la recepción de la mercancía y el cuadre con la factura. Cuando todo esto vive en correos y hojas de cálculo, nadie sabe en qué punto está una compra ni quién la aprobó.
Lo mismo ocurre en ventas con los descuentos fuera de tarifa, las condiciones especiales o el alta de un cliente nuevo con su límite de riesgo. Diseñamos flujos de aprobación con reglas claras sobre quién aprueba qué y a partir de qué importe, con avisos a la persona que tiene que decidir y un registro de cada paso que se puede consultar después.
Además del registro, cada flujo deja datos útiles para la dirección: cuánto tarda de media una aprobación, dónde se acumulan las solicitudes pendientes y qué excepciones se repiten tanto que quizá deberían convertirse en regla.
Portales de autoservicio en la digitalización de procesos
Una parte importante del trabajo administrativo consiste en responder preguntas cuya respuesta ya está en el ERP: dónde está mi pedido, envíame la factura, necesito el albarán, quiero devolver esto. Un portal de autoservicio permite que el cliente lo consulte o lo solicite por sí mismo, incluidas las solicitudes de devolución con su motivo y su seguimiento.
Del lado de compras, un portal de proveedores permite que confirmen los pedidos, actualicen las fechas de entrega y suban certificados o fichas técnicas sin intercambiar decenas de correos. En ambos casos, el portal lee y escribe en el ERP: no es un sistema más que haya que mantener a mano.
Para que el cliente lo use, el portal tiene que ser más cómodo que llamar: acceso sencillo, información actualizada en el momento y documentos descargables. Si la factura del portal no coincide con la que tiene administración, el cliente deja de fiarse de él.
Cómo abordamos un proyecto de digitalización de procesos
Un proceso cada vez. Lo medimos antes de tocarlo (volumen, tiempo dedicado, errores frecuentes), definimos las reglas y, sobre todo, las excepciones, porque es en ellas donde fracasan las digitalizaciones que solo contemplan el caso ideal.
Después elegimos la herramienta más sencilla que lo resuelva: una función del ERP que no se estaba usando, un módulo de la plataforma eCommerce o un desarrollo a medida cuando nada de lo anterior encaja. Y terminamos cerrando la vía antigua de forma ordenada: si el Excel sigue disponible, el proceso no se ha digitalizado del todo.
Al terminar cada proceso volvemos a medir con los mismos indicadores del principio, para comparar con datos propios y decidir con criterio cuál es el siguiente.
Preguntas frecuentes
¿La digitalización de procesos obliga a cambiar de ERP?
En la mayoría de los casos, no. Muchos ERP tienen funciones de aprobación, portales o interfaces de intercambio que no se están aprovechando, y lo que falta suele ser la integración con la tienda o con los clientes. Solo planteamos un cambio de ERP cuando el sistema actual impide de verdad el proceso.
¿Por dónde conviene empezar la digitalización de procesos de venta y compra?
Por el proceso con más volumen y más errores, que en empresas B2B suele ser la entrada de pedidos de clientes. Es donde antes se nota el cambio y donde la mejora se puede medir con más claridad.
¿Qué pasa con los clientes que siguen enviando pedidos por email tras la digitalización de procesos?
Durante un tiempo conviven las dos vías. El equipo comercial y de atención acompaña a esos clientes para que pasen al portal o a la carga de ficheros, empezando por los que más pedidos hacen. Para quienes no pueden cambiar, se puede mantener una vía controlada con las mismas validaciones.
¿La digitalización de procesos elimina del todo el papel y el Excel?
El objetivo es eliminar los que sostienen procesos críticos, como pedidos, aprobaciones o tarifas. Exportar datos a una hoja de cálculo para analizarlos sigue siendo útil; el problema es cuando el Excel se convierte en el sistema donde se trabaja.
¿Necesitas este servicio?
Contacta con nosotros y te asesoramos sobre la mejor solución para tu proyecto.
Solicitar información